Softwarewechsel im Studio: So gehst du rechtssicher und stressfrei vor

12. August 2025 Lesedauer: 3:00 Minuten

Kennst du das: Dein Studio läuft, die Mitglieder sind zufrieden, die Kurse voll, aber im Hintergrund kämpfst du mit einer Software, die nicht mehr zu dir passt – zu kompliziert, zu teuer oder technisch veraltet.

Der Gedanke an einen Wechsel macht vielen Bauchschmerzen: „Was, wenn ich meine Daten verliere? Wenn der Anbieter mich blockiert? Oder wenn alles länger dauert als geplant?“

Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Plan und etwas juristischem Wissen wird der Wechsel kein Risiko – sondern eine echte Chance.


Warum ein Softwarewechsel mehr ist als ein Technik-Upgrade

In der Fitness- wie auch in der Gesundheitsbranche ist die Software oftmals die digitale Schaltzentrale:

• Mitgliederverwaltung
• Abrechnung
• Kurs- und Trainingsplanung

Wenn diese Systeme nicht funktionieren, gerät dein Business ins Stocken. Deshalb ist es so wichtig, bei einem Wechsel nicht nur die Technik, sondern auch die rechtlichen Spielregeln im Blick zu haben.


Was dein bisheriger Anbieter tun muss

Viele denken, nach einer Kündigung sperrt der alte Anbieter einfach den Zugang – und das war’s.

Falsch.

Er ist verpflichtet, dir alle relevanten Daten so herauszugeben, dass du sie sofort nutzen kannst. Das heißt:

• Vollständige Mitglieder- und Zahlungsdaten
• Backups und Konfigurationen
• Ggf. Zusatzmodule oder Schnittstellen

Achtung: versteckte Stolperfallen

Als Unternehmer gelten für dich nicht die verbraucherfreundlichen Maximal-Laufzeiten von 24 Monaten. Häufig stehen im Kleingedruckten:

• Vertragsbindungen von 36 Monaten oder mehr
• Automatische Verlängerungen um mehrere Jahre
• Individuelle Sonderregelungen

Manchmal ist das rechtlich in Ordnung, manchmal nicht – entscheidend ist der genaue Vertragstext.


Preiserhöhungen: Darf mein Anbieter das?

Nur, wenn es im Vertrag eine klare Preisanpassungsklausel gibt.

• Fehlt sie, bleibt der Preis wie vereinbart – und oft hast du ein Sonderkündigungsrecht.
• Ist sie unklar formuliert, kann sie unwirksam sein.

Wichtig zu wissen: Das gilt auch für dich und deinen Mitgliedsvertrag – auch du kannst nicht einfach, bei laufenden Verträgen, die Beiträge erhöhen!


Deine Wechsel-Checkliste

• Vertrag verstehen – Keine unklaren Klauseln unterschreiben.
• Laufzeiten & Verlängerungen– Exakt prüfen.
• Datenherausgabe – Schon im Vertrag transparent festhalten.
• Preisanpassung – Nur für dich tragbare Regelungen akzeptieren.
• Datenschutz & KI– zusätzlich DSGVO-Pflichten beachten
• Nicht vergessen: Nach dem Wechsel Verträge & AGB an neue Software anpassen

Fazit:
Ein Softwarewechsel ist kein Sprung ins kalte Wasser – wenn du deine Rechte kennst und gut vorbereitet bist.

Lass daher deinen alten und neuen Vertrag prüfen, bevor du den Anbieter wechselst – das spart dir Nerven, Zeit und Geld.

Gerne stehen wir dir bei den Vertragsprüfungen und der Anpassung von Verträgen und AGB mit unserer rechtlichen Kompetenz und jahrelanger Erfahrung zur Seite.

Wenn du Fragen zu dem Thema hast, vereinbare gerne ein kostenloses Kennlerngespräch. Wir zeigen dir gerne, wie wir dich dabei unterstützen können.



Viele sportliche Grüße

Astrid & Julia





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