Das kennst du sicher auch.
Ein neuer Mitarbeiter beginnt im Studio oder in der Physiopraxis. Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, alle sind motiviert und nach ein paar Wochen tauchen die ersten Fragen auf:
Darf die Krankmeldung per WhatsApp erfolgen?
Zählen zehn Minuten Umziehen als Arbeitszeit?
Musst du für Fortbildungen bezahlt freistellen?
Ist das Teamevent Arbeitszeit?
Das Problem ist selten fehlende Motivation. Es ist fehlende Klarheit.
Viele Inhaber reagieren reflexartig: „Dann schreiben wir das eben in den Arbeitsvertrag.“ Doch genau das ist ein Irrtum. Nicht jede organisatorische Regel muss im Vertrag stehen, um verbindlich zu sein.
Zumal du für jede Vertragsänderung die Zustimmung deiner Mitarbeitenden brauchst.
Das unterschätzte Führungsinstrument: das Direktionsrecht
Was viele Betreiber nicht ausreichend nutzen, ist das gesetzlich verankerte Direktionsrecht. Nach § 106 GewO darf der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung näher bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Gesetz keine konkreten Festlegungen treffen.
Und genau hier kommen klare Spielregeln für den Praxisalltag ins Spiel.
Warum „Spielregeln“ besser funktionieren als „Arbeitsanweisungen“
Rechtlich gesehen genügt eine klare, verbindliche Anweisung. Im Alltag entscheidet jedoch die Kommunikation über Akzeptanz oder Widerstand bei den Mitarbeitenden. Der Begriff „Arbeitsanweisung“ klingt nach Kontrolle. „Spielregeln“ hingegen signalisiert: Wir haben ein gemeinsames System, das nur funktioniert, wenn sich alle an nachvollziehbare Regeln halten.
Diese Themen solltest du regeln
In Studios und Praxen zeigen sich immer wieder ähnliche Konfliktfelder. Ein strukturiertes Regelwerk kann hier Klarheit schaffen.
Arbeitszeit und Zeiterfassung: Klare Regelungen zu Beginn und Ende der Arbeitszeit, zur verpflichtenden Nutzung digitaler Zeiterfassung sowie zur Dokumentation von Patientenleistungen sorgen für Transparenz. So sollte geregelt sein, ob Dokumentationen grundsätzlich nur innerhalb der regulären Arbeitszeit in der Praxis erfolgen dürfen oder auch über das private Tablet mit der entsprechenden Software von zu Hause aus.
Überstunden und Mehrarbeit: Ein häufiger Streitpunkt sind Überstunden. Hier braucht es jedoch zumindest ein grundlegende Regelung im Arbeitsvertrag, damit die Ausgestaltung über die Spielregeln erfolgen kann. Fehlt eine solche Regelung im Arbeitsvertrag müssen Mitarbeitende keine Überstunden leisten. In den Spielregeln kann dann z. B. geregelt werden, wann Überstunden keine vorherigen Genehmigung bedürfen, etwa wenn durch Verzögerungen über den Tag die Behandlung des letzten Patienten sichergestellt wird.
Kommunikation und Datenschutz: Gerade im Gesundheitsbereich ist Datenschutz kein Randthema. Die verbindliche Nutzung interner Praxis-Apps oder Software statt privater Messenger-Dienste schützt sowohl Patienten als auch Mitarbeitende. Eine solche Regelung ist organisatorisch und rechtlich sinnvoll, ohne dass sie im Arbeitsvertrag stehen muss.
Umgang mit Leerlaufzeiten: Patientenausfälle gehören zum Alltag. Hier kann festgelegt werden, dass diese Zeiten z. B. leichte Aufräumarbeiten wie Handtücher falten oder für Online-Fortbildungen genutzt werden müssen. Wichtig ist die Klarstellung, dass Leerlaufzeiten nur dann Arbeitszeit sind, wenn währenddessen praxisbezogene Aufgaben erledigt werden.
Krankmeldung und Urlaub: Meldewege, Fristen und Attestpflichten können konkretisiert werden, solange sie sich im gesetzlichen Rahmen bewegen. Ebenso schützen Festlegungen zu einer strukturierten Urlaubsplanung die Praxis bzw. das Studio vor personellen Engpässen zu beliebten Urlaubszeiten.
Fortbildungen: Im Hinblick auf (bezahlte) Freistellung und Kostenübernahme sollte klar geregelt werden, wann es sich um eine verpflichtende Fortbildungen handelt, an denen die Praxis ein Eigeninteresse hat und wie mit Weiterbildungen umgegangen wird, die im überwiegenden Interesse des Mitarbeitenden liegen.
Meetings & Events: Auch für Meetings, die außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfinden (z. B. bei Mitarbeitenden in Teilzeit), empfiehlt sich eine klare Regelung, wann eine Teilnahme verpflichtend ist und wie die Vergütung dafür erfolgt. Ebenso sollte geregelt werden, wann ein Teamevent verpflichtend ist (z. B. Team-Workshop) und bezahlt wird und welcher Teil reines Freizeitvergnügen (z. B. Weihnachtsessen) ist, auch wenn der Arbeitgeber den Teil bezahlt.
So führst du sie richtig ein
Ein Regelwerk wirkt nur, wenn du es gut einführst.
Empfehlenswert ist eine Vorstellung im Teammeeting mit Erklärung der Hintergründe. Mitarbeitende sollten verstehen, warum bestimmte Abläufe notwendig sind.
Ein klar definiertes Datum, ab wann diese Regelungen verbindlich gelten, schafft Transparenz. Wichtig ist zudem der Hinweis, dass die Spielregeln keine bloße Empfehlung sind, sondern dass Verstöße arbeitsrechtliche Konsequenzen (z. B. Abmahnung) haben können.
Fazit:
Deine Praxis braucht keine Vertragsflut.
Sie braucht klare, faire und nachvollziehbare Regeln.
Du möchtest auch individuelle „Spielregeln“ für dein Team?
Dann buche dir gerne einen kostenlosen Kennlerntermin und wir zeigen dir, wie wir dich dabei unterstützen können.
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