Elektronische Kassenmeldung: Bin ich als Studio betroffen?
27. Mai 2025Lesedauer: 3:30 Minuten
Hast du geklärt, ob du für dein Kassensystem im Studio eine elektronische Kassenmeldung abgeben musst? Heute mal wieder eine Ausgabe aus der Reihe: „Ihr fragt – die aktivKANZLEI antwortet“.
Frage von Magdalena, Studiobetreiberin: „Muss ich als Nutzer der Verwaltungssoftware Magicline eine elektronische Kassenmeldung abgeben?“
Antwort:
Die Antwort lautet, wie so oft im Recht: Es kommt darauf an … nämlich darauf, wie du die Software konkret im Studio einsetzt.
Aber fangen wir mal ganz vorne an, da einige sich bestimmt noch fragen, um was sich die Frage eigentlich dreht.
Was ist die elektronische Kassenmeldung überhaupt?
Seit dem 1. Januar 2020 bist du verpflichtet, elektronische Kassensysteme beim Finanzamt zu melden – sofern du eines nutzt. Diese Meldepflicht ergibt sich aus § 146a der Abgabenordnung (AO) und soll für mehr Transparenz bei Barzahlungen sorgen.
Aber: Nicht jede Software, die du im Studio einsetzt, zählt automatisch als Kassensystem.
Wann bist du meldepflichtig?
Die Pflicht zur Kassenmeldung gilt nur, wenn du ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest, das Barzahlungen oder vergleichbare Vorgänge wie EC-Zahlungen dokumentiert.
Das ist der Fall, wenn du z. B.:
Zahlungen über die Software entgegennimmst (z. B. für Tagestickets, Getränke oder Merchandise),
Belege direkt darüber erstellst oder ausdruckst und
deine Software nicht nur ein reines Verwaltungs- oder Buchhaltungsprogramm ist.
Trifft das alles auf deine Nutzung zu, dann musst du dein System melden.
Gilt das auch für Magicline?
Magicline ist eine weitverbreitete Verwaltungssoftware in der Fitnessbranche. Ob du sie melden musst, hängt davon ab, welche Funktionen du tatsächlich nutzt.
Wenn du nur Mitgliedsbeiträge verwaltest und keine Einzelverkäufe über die Software abwickelst (z. B. keine Barkasse, keine Kartenzahlung für Getränke oder Tageskarten), besteht in der Regel keine Meldepflicht.
Unser Tipp:
Prüfe die aufgezählten Punkte und frag direkt bei Magicline nach, ob dein konkreter Nutzungsumfang unter die Definition eines elektronischen Kassensystems fällt. Dann hast du zumindest schonmal einen guten Anhaltspunkt. Auch dein Steuerberater ist dafür ein guter Ansprechpartner.
Warum ist das wichtig?
Wenn du fälschlicherweise keine Meldung abgibst, obwohl du müsstest, kann das unangenehme Folgen haben – bis hin zu Bußgeldern oder einer Betriebsprüfung. Umgekehrt ist eine Meldung nicht notwendig, wenn dein System gar kein Kassensystem im Sinne des Gesetzes ist.
Was du tun musst?
Alle bestehenden elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31.07.2025 elektronisch an die Finanzverwaltung gemeldet werden.
Wie kannst du melden?
Es gibt drei Möglichkeiten zur Meldung:
Anmeldung über das Online-Portal ELSTER der Finanzverwaltung
Upload einer XML-Datei mit den erforderlichen Informationen über ELSTER
Übermittlung über eine spezielle Software an die Finanzverwaltung
Du kannst diese Meldung selbstständig und kostenlos nach einer Registrierung im Online-Portal ELSTER vornehmen.
Welche Angaben sind erforderlich?
Für die Meldung benötigst du folgende Informationen:
Name des Steuerpflichtigen
Steuernummer
Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
Seriennummer der eingesetzten Hardware und Software
Datum der Anschaffung / Leasingbeginn
Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems und der TSE
Bauart der TSE
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